POLITIQUE DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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Approuvée par le conseil d'administration le 17 AOÛT 2023
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PRÉAMBULE
L’Unité Domrémy juge important de protéger vos renseignements confidentiels et s’engage à préserver leur intégrité. Nous recueillons certains types de renseignements et souhaitons rendre accessibles les méthodes visant à les protéger.
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Cette politique précise donc les types de renseignements que nous recueillons, leur utilisation, et la façon dont ses membres en règle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel et les bénévoles peuvent y avoir accès.
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Elle s’applique aux relations entre toutes personnes qu’elles soient administratrices, donatrices, membres du personnel, bénévoles, membres, partenaires ainsi qu’à toutes les autres personnes travaillant ou étant présentes dans les différents locaux de l'Unité Domrémy de Ste-Thérèse, qu’elles soient homme ou femme.
Cette politique poursuit les objectifs suivants :
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Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par l'Unité Domrémy autant physiquement qu’électroniquement;
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Se doter de balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
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NOTRE ENGAGEMENT
Consentement - L'Unité Domrémy de Ste-Thérèse s’engage à recueillir vos informations personnelles seulement si vous lui en donnez la permission via une fiche de consentement.
Responsabilité - L'Unité Domrémy de Ste-Thérèse assume la responsabilité de la trajectoire des informations que vous lui remettez et s’engage à les traiter par des méthodes qui en protégeront la confidentialité.
Transparence - L'Unité Domrémy de Ste-Thérèse s’engage à agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels en vous informant de sa politique, en vous faisant signer une fiche de consentement et en s’engageant à vous aviser dans le cas où un incident de confidentialité venait à survenir.
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MISE EN CONTEXTE
Chaque participant.e remplit un formulaire de récolte des coordonnées où il est invité à fournir des informations pertinentes à des fins précises. Certaines sont partiellement dépersonnalisées. L'équipe de l'Unité Domrémy ne tient aucun dossier papier ni électronique sur les participant.es, sauf exceptions (contrat d'engagement, avertissement écrit).
RÉCOLTE
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Les formulaires de récolte vous propose de fournir les
informations suivantes :
Prénom et nom
Téléphone
Courriel
Ville
Année de naissance
Vos renseignements sont colligés dans un document dont l'accès est réservé aux employés et bénévoles autorisés (confirmation de rendez-vous). Ils sont ensuite ajoutés à notre base de données (statistiques pour le rapport annuel) et à notre site Web pour ceux.celles s'étant inscrit.es à l'infolettre. Le formulaire est ensuite conservé sous clé. Enfin, l'équipe d'intervenants collige les présences aux rendez-vous individuels ainsi qu'aux ateliers pour des fins statistiques et ces informations sont stockées dans la base de données protégée ou dans un cartable qui repose dans un endroit muni d'un verrou.
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VISÉE
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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Nous entendons par renseignements personnels tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Outre ce qui figure à la section « Récolte », les informations personnelles qu'un.e participant.e est susceptible de fournir de son plein gré sont considérées comme des renseignements personnels sensibles auxquels nous portons une attention particulière.
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COMMUNICATION
Nous pouvons notamment vous contacter par téléphone ou courriel pour confirmer un rendez-vous, vous informer d'une annulation des services, prendre de vos nouvelles, solliciter votre participation à une activité, demander votre opinion, et ainsi de suite. Vous avez l'option de refuser les messages vocaux.
L'inscription à notre infolettre implique votre consentement à recevoir des information sur les services, les horaires, les pratiques, etc. Vous pourriez être sollicité.e pour des sondages ou être invité.e à formuler votre opinion (anonymement ou pas). Attention, notre équipe peut savoir si vous ouvrez nos communications et connaitre vos interactions (clic), dont certaines pourraient mener vers des liens externes.
UTILISATION
Tel qu'évoqué précédemment, nous utilisons les données recueillies à des fins précises. En outre, grâce à des données analytiques fournies par Wix et Google Analytics, il nous est possible de déterminer le pays d'origine de nos visiteurs, l'appareil par lequel ils y ont accès (mobile, tablette, ordinateur), la provenance d'origine (moteur de recherche, réseaux sociaux), le comportement des utilisateurs (la durée moyenne des sessions, les pages les plus consultées), etc. En aucun cas, l'Unité Domrémy n'est en mesure de connaitre l'identité d'un visiteur sans que ce dernier soit entré en contact directement par le biais du formulaire, se soit inscrit à notre infolettre ou ait formulé un commentaire public. Sinon, des données anonymes sont tirées des informations récoltées et servent des rapports statistiques pour nos bailleurs de fonds et notre rapport annuel.
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PUBLICITÉ
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L'Unité Domrémy utilise des plateformes comme Facebook ou Tik Tok pour diffuser de la publicité. L'audience n'est en aucun temps déterminée ou influencée par une visite sur notre site web, mais est régie par les paramètres publicitaires des entités concernées.
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UTILISATION DES TÉMOINS
Le site Web de l’Unité Domrémy est hébergé sur la plateforme Wix qui peut utiliser une fonction de navigation appelée « témoin de connexion » [cookie]. Ce sont de petits fichiers placés sur votre disque dur qui permettent à l’Unité Domrémy de vous offrir une expérience personnalisée sur notre site. En réalité, les témoins permettent surtout à l’Unité Domrémy de faciliter votre navigation. Veuillez noter que l'Unité Domrémy ne diffuse aucune publicité externe sur sa plateforme.
Selon votre navigateur, une section « aide » devrait se trouver dans la barre d’outils et vous indiquer la façon de faire pour empêcher votre navigateur d’accepter de nouveaux témoins, faire en sorte que le navigateur vous prévienne de la réception d’un nouveau témoin ou comment désactiver complètement l’utilisation des témoins.
Il se pourrait que l’expérience de navigation de notre site Web ait été optimisé.e grâce à l’utilisation des témoins. Ainsi, si vous configurez votre navigateur sur « refuser leur utilisation », certaines caractéristiques pourraient ne pas fonctionner correctement.
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UTILISATION DES « PIXELS de CONVERSION »
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À titre d'organisme desservant des services aux personnes aux prises avec une dépendance, la plupart des réseaux sociaux dotés d'un système de « pixels de conversion » bloque cette fonctionnalité ayant pour but d'effectuer de la promotion ciblée à la suite d'une visite sur une page prédéterminée. Ainsi, l'Unité Domrémy ne ciblera jamais sciemment les utilisateurs ayant navigué sur notre site Web (sur Facebook, par exemple).
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LIENS EXTERNES
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Note site Web renferme des liens externes menant vers d’autres sites. L'Unité Domrémy n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité et du contenu de ces autres sites. Bien que nous validions systématiquement la qualité et la pertinence des hyperliens que nous intégrons, nous vous invitons à consulter la politique de ces sites, le cas échéant.
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MÉDIAS SOCIAUX : FONCTIONNALITÉS
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Sur notre blogue, vous avez l'option de partager l'article que vous consultez sur des médias sociaux externes tels Facebook ou Twitter. Si vous utilisez ces fonctionnalités, ces plateformes pourraient collecter votre adresse IP, identifier la page que vous visitez sur notre site et créer un témoin de connexion pour permettre à ces fonctionnalités de fonctionner correctement. Ces fonctions peuvent être hébergées par un tiers. Votre interaction avec ces fonctionnalités est régie par la politique de confidentialité de la société qui offre la fonctionnalité et non par la présente politique.
PROCÉDURE D'EXCLUSION
À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement et demander à ce que vos informations personnelles soient détruites, mises à jour, et ce, partiellement ou entièrement. Vous pouvez également décider de ne plus recevoir de mises à jour de notre part (par voie électronique) en vous désabonnant de notre infolettre.
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CORRECTION, MISE À JOUR ET SUPPRESSION DE RENSEIGNEMENTS
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L’option « se désabonner » est intégrée à la plupart des navigateurs ou des applications mobiles et est toujours bien visible au haut ou au bas de votre écran.
Peu importe les motifs, l'Unité Domrémy respecte votre vie privée et procèdera dans un délai raisonnable à la correction, mise à jour ou suppression de vos renseignements personnels, et ce, à tous les endroits où ceux-ci sont colligés.
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Pour ce faire, veuillez consulter l'ensemble de nos procédures ou bien notre section Questions, commentaires et plaintes.
PARTAGE
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L'Unité Domrémy pourrait être amenée à communiquer certaines informations pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d’instances gouvernementales, d’organismes de réglementation ou d’autres organismes d'autoréglementation. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, DPJ, Agent de probation, professionnel externe) sous condition d'une autorisation de partage d'informations spécifiques dûment signée par la personne concernée.
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CONSERVATION DES DONNÉES
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MESURES DE PROTECTION DE VOS DONNÉES
L'Unité Domrémy s'est dotée de pratiques accessibles visant la protection de vos données. Notre équipe met donc en place des mesures raisonnables pour en limiter l'accès.
Les personnes qui sont autorisées à entrer, consulter et modifier vos renseignements personnels sont :
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Les personnes salariées
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Certains bénévoles dont les tâches en requièrent l'accès
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Tous les accès menant vers des données personnelles sont protégés par mot de passe. L'Unité Domrémy met en place des moyens justes pour limiter les fuites et les accès non-autorisés. Par exemple, l'authentification à deux (2) facteurs, des changements réguliers de mot de passe, une déconnexion systématique des voies d'accès non-sécurisées, etc. Quant aux documents papier, ils sont disposés dans une filière barrée à clé à laquelle seuls les employés ont accès.
CONSERVATION DES DONNÉES (NUMÉRIQUES ET MANUSCRITES)
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En fonction de la plateforme concernée, vos informations sont conservées pour une période déterminée. Les formulaires remplis sur papier sont conservés dans le seul but d'attester de votre consentement jusqu'à ce qu'il soit retiré. Nous référons le lecteur à la section « Destruction des données » pour connaitre nos pratiques en la matière.
CONSERVATION DES FORMULAIRES DE CONTACT
Lorsque vous nous contactez pour obtenir des informations, vos communications sont stockées sur la plateforme d'hébergement de notre site Web pour une durée indéterminée. Une copie nous est également envoyée à info@domremystetherese.com et votre courriel est ensuite classé dans un dossier pour des fins de suivi, de cohérence et d'accessibilité.
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CONSERVATION DES FORMULAIRES D'ADHÉSION
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Lorsque vous remplissez un formulaire visant à devenir membre, vos informations sont stockées sur la plateforme d'hébergement de notre site Web jusqu'à ce que votre demande soit traitée et que votre statut soit confirmé ou infirmé. Une copie nous est également envoyée à info@domremystetherese.com et votre courriel est ensuite classé dans un dossier pour des fins de suivi.
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DESTRUCTION DES DONNÉES
DESTRUCTION DES DONNÉES NUMÉRIQUES
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Une fois par année, une mise à jour est effectuée. Dès que 730 jours se sont écoulés depuis votre dernière visite, vos renseignements personnels sont effacés des plateformes numériques.
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DESTRUCTION DES DONNÉES MANUSCRITES
Une fois par année, une mise à jour est effectuée. Dès que 730 jours se sont écoulés depuis votre dernière visite, votre fiche où se trouve votre consentement écrit est déchiquetée. Les feuilles de présence aux ateliers sont archivées dès que l'année financière (janvier à décembre) est terminée et sont entreposées dans les archives, local verrouillé dont l'accès est réservé aux employés. Ces documents sont préservés durant sept (7) ans avant d'être détruits en lien avec les exigences d'audit financier.
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DROIT À L'EFFACEMENT
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Vous disposez du droit de nous demander d'effacer vos données dans certaines circonstances particulières.
DROIT D'OPPOSITION
Vous pouvez nous demander de cesser d'utiliser tout ou en partie vos renseignements personnels ou d'en limiter l'utilisation.
ARCHIVAGE DES FORMULAIRES DE CONTACT
Les formulaires de contact générés à la suite d'une correspondance de votre part sont détruits dès votre prise en charge. La conversation stockée sur Wix est ainsi détruite et le courriel de correspondance stocké sur info@domremystetherese.com est archivé et/ou supprimé.
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ARCHIVAGE DES CONTACTS WIX, COURRIELS ET MAILCHIMP
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Le contact généré (contenant vos noms et prénoms, ainsi que votre adresse courriel) à la suite de votre adhésion à notre infolettre est supprimé dès votre désabonnement.
DESTRUCTION DE LA LISTE DES MEMBRES
La liste des membres contenant des informations fournies volontairement par ceux et celles qui la constitue est détruite dès la production de celle concernant l'année courante.
ARCHIVAGE DES FORMULAIRES D'ADHÉSION
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Les formulaires d'adhésion sont imprimés (dès que votre demande est officialisée) et stockés dans un endroit gardé sous clé. Les copies numériques figurant sur Wix et notre boite courriel sont détruites immédiatement.
QUESTIONS, COMMENTAIRES, PLAINTES
Pour nous contacter, poser des questions sur la présente Politique, nous faire part de vos commentaires, soumettre une demande d'accès ou de rectification, exercer tout droit applicable, déposer une plainte ou obtenir des renseignements sur nos pratiques ou politiques, nous vous invitons à contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) à l'adresse suivante :
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UNITÉ DOMRÉMY DE STE-THÉRÈSE
Responsable de la protection des renseignements personnels
56,rue Turgeon
Sainte-Thérèse, Québec
J7E3H4
Canada
ou par courriel au :
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